All’esito della risoluzione dei recenti problemi di malfunzionamento della pec dell’Unep ed in attuazione delle nuove disposizioni per la “Fase 2” ( decreto del Presidente del Tribunale di Civitavecchia, Prot. n. 1469.U dell’08/05/2020), con riferimento alla nuova modalità di gestione dell’accesso alle attività dell’ufficio, mediante prenotazione a mezzo pec, vorrei dare alcune indicazioni per rendere più agevole il servizio, in considerazione dell’alto numero di richieste giornaliere e della mancanza di una segreteria Unep, o di personale che possa essere adibito a detta attività a tempo pieno.
- È bene inoltrare le richieste almeno quattro giorni prima della data per cui è richiesto l’accesso, per consentire una migliore programmazione delle attività, per fasce orarie diversificate, a seconda del tipo e della quantità di atti da gestire, con lo scopo di evitare assembramenti, sia all’ingresso, che all’interno dell’ufficio e di contenere i tempi di attesa.
- Evitare di ridursi all’ultimo giorno utile per richiedere prenotazioni, o appuntamenti, per il giorno successivo: si tenga presente che la gestione del servizio impegna quotidianamente diverse ore e non sempre è possibile acquisire e rispondere a tutte le richieste nell’immediatezza.
- Per gli stessi motivi, non si assicura la possibilità di spostare l’orario, o la data già fissata.
- Considerato che ogni prenotazione prevede al massimo n. 5 attività di sportello, s’invita a precisare, nella richiesta: il dettaglio delle attività ( se si tratta di notifiche, o esecuzioni, accettazione, o restituzione, richiesta di conformità ecc.); il numero degli atti, indicando le ricevute.
- E’ prevista una prenotazione apposita, in fascia oraria dedicata, anche pomeridiana, per fissare appuntamenti con i vari funzionari, per le attività di competenza.
- E’ possibile indicare una preferenza di data, o di fascia oraria, entro l’orario di accettazione dell’Unep, all’atto della richiesta: si terrà conto delle esigenze rappresentate e, se non fosse possibile l’accesso nella data indicata, sarà prenotata la prima data disponibile.
- Il giorno dell’accesso, si ricorda di portare: la prenotazione, da esibire al personale di vigilanza; le ricevute degli atti, la delega, se persona delegata; le marche da bollo occorrenti, in caso di conformità uso notifica, o trascrizione; gli avvisi di ricevimento A/R e le fotocopie, per la conformità; la modulistica postale già precompilata, per l’accettazione degli atti e tutto l’occorrente, per consentire di ridurre i tempi di attesa tra le fasce orarie prefissate.
- Evitare di inviare la stessa richiesta più volte nel corso della giornata, ai vari indirizzi, di posta ordinaria, personale e pec dell’ufficio: così facendo, si genera solo confusione e s’intasa la casella di posta.
Si ricorda di utilizzare solo l’indirizzo pec indicato nel decreto presidenziale: unep.tribunale.civitavecchia@giustiziacert.it. Solo nel caso in cui non si è avuta risposta trascorsa una settimana dalla richiesta, è consigliabile contattare l’ufficio, al n. 0766/360224 oppure riformulare nuova istanza, richiamando la precedente.
Per una migliore gestione del servizio, la scrivente si è già attivata per prevedere la possibilità di prenotazione on-line, a mezzo applicazione che sarà resa disponibile sul sito del Tribunale e si riserva di ritornare sull’argomento, appena ci saranno novità.
Con l’auspicio di aver dato delle indicazioni utili, si assicura la propria disponibilità, per eventuali motivi d’interesse dell’utenza segnalati.
Cordiali saluti
Il Dirigente Unep: dott.ssa Daniela Buonanno