Come creare una procedura di backup continuo della casella di posta elettronica certificata.
Per evitare che la casella di posta elettronica certificata (PEC) raggiunga limiti di capienza con il rischio di non ricevere più le comunicazioni dagli uffici o le notifiche, è necessario “svuotare” il server di posta elettronica periodicamente. Tuttavia, ciò comporta la perdita di email che dovranno essere salvate per ogni futura esigenza.
Il sistema migliore è scaricare un client di posta elettronica sul vostro pc (Outlook, Livemail di Microsoft, Thunderbird di Mozilla, ecc.) in modo che la ricezione e l’invio di posta elettronica certificata possano essere eseguiti direttamente sul e dal vostro pc.
SCARICARE ED INSTALLARE IL CLIENT DI POSTA ELETTRONICA
Personalmente, uso un sistema Microsoft Windows e pertanto ho installato il client Windows Live Mail, che fa parte del pacchetto “Essentials” di Microsoft scaricabile da qui
https://support.microsoft.com/it-it/help/17779/download-windows-essentials
Se potete, in fase di installazione scegliete solo il programma Live Mail, sbarrando soltanto la casella nella finestra di dialogo che apparirà.
Una volta installato, dovete configurare il programma client con l’account PEC in vostro possesso.
CONFIGURARE LA CASELLA PEC.
Rimando per maggiore chiarezza e semplificazione al documento pdf disponibile qui per Windows Live Mail:
https://www.legalmail.it/assistenza/guide/Configurazione%20POP%20Client%20Windows%20Live%20Mail.pdf
e qui per Mozilla Thunderbird:
https://www.legalmail.it/upload/Legalmail_guida_conf_Thunderbird_POP.pdf
Seguite passo per passo le istruzioni e controllate che tutto funzioni bene. Ci vorrà del tempo, forse parecchio tempo, per attendere che tutta la posta elettronica sinora ricevuta nel Vostro server venga scaricata sul Vostro pc una volta dato il comando “invia e ricevi” in alto a destra. Se doveste ricevere messaggi di errore, ripetete la procedura e controllate che tutto sia in ordine (o fatevi aiutare da un amico, nei casi disperati).
A questo punto, i messaggi ricevuti via PEC sul server confluiranno automaticamente dentro una cartella del vostro pc e sarà possibile, periodicamente, svuotare la casella PEC sul server per evitare che raggiunga lo spazio limite.
PROTEGGERE LA CARTELLA PEC E FARE IL BACKUP
La posta elettronica certificata è ormai sul pc, ma sicuramente non è al riparo da rischi: se salta l’elettricità e brucia l’hard disk c’è il rischio di perdere importanti email, a meno di non effettuare il backup, che si consiglia sempre per ogni evenienza. Per di più, probabilmente questo accadrà il giorno successivo a quello in cui avrete svuotato il server.
Solitamente, si sceglie un hard disk esterno per fare il backup dei dati, ma ormai i servizi di clouding (sulla nuvola, ovvero, i sistemi di conservazione dati on line) sono gratis e molteplici (https://www.google.com/intl/it_it/drive/ o https://www.dropbox.com/it/ o https://mega.nz/ , ecc.), per cui è bene approfittarne per mettere al sicuro i nostri dati anche on line.
Dal momento che tutte le email che da oggi in poi riceveremo sul nostro pc grazie a Live Mail o Thunderbird saranno fisicamente in una cartella del nostro pc, dovremo semplicemente fare in modo che la cartella sia condivisa anche in cloud, così che ogni email contenuta sarà automaticamente copiata, come uno specchio, anche sulla omonima cartella nella “nuvola”.
ATTENZIONE: potrebbe essere opportuno affidarsi a server esterni (cloud) che garantiscano con forme di autenticazione e protezione la sufficiente segretezza dei dati.
Io uso MEGA.NZ perchè offre 50 giga di spazio, gratis, e finora funziona bene. 50 giga sono cinquanta volte lo spazio standard di una casella legalmail ordinaria.
COME INSTALLARE ED USARE IL CLOUD
A titolo di esempio utilizzeremo Mega.nz. Seguendo i seguenti passi:
Andate sul sito https://mega.nz/ e scaricate il programma che installerà il cd client sul vostro pc.
Per sicurezza vi sarà chiesto di scegliere un nome utente (solitamente la vostra email) ed una password che non dovete dimenticare, ovviamente.
Uscite dall’installazione di Mega.nz se completata.
INDIVIDUARE LA CARTELLA EMAIL
A questo punto, dovrete individuare la cartella da caricare su cloud, quella cartella dove il sistema immagazzina le caselle email.
Se usate Windows Live Mail o Outlook (per sistemi un po’ più vecchi), dovete semplicemente cliccare su opzioni e cercare di capire qual è il percorso della cartella.
Per facilitare le cose, sappiate che il vostro pc ha un nome che potrebbe essere “ufficio” o “maria” o altro nome che gli avrete dato al momento dell’installazione di Windows. Nel caso che si chiami “ufficio”, il percorso della cartella è
PER LIVE MAIL
C:\Users\ufficio\AppData\Local\Microsoft\Windows Live Mail
PER MOZILLA THUNDERBIRD
Versione Windows
Seven C:\Users\ufficio\AppData\Local\AppData\Thunderbird\
E’ sufficiente sostituire la parola “ufficio” con il nome del vostro pc e il gioco è fatto.
ATTENZIONE: la cartella “AppData” è una cartella di sistema e quindi nascosta. Per renderla visibile dovete aprire esplora risorse >strumenti>opzioni cartella>visualizzazione e spuntare “visualizza cartelle, file e unità nascoste”.
Ricordo che e sufficiente aprire qualsiasi cartella del computer, copiare i percorsi sopra detti e incollarli sulla barra superiore, cliccare su enter, e automaticamente verrete indirizzati alla cartella che ci interessa.
Una volta individuata la cartella, ad esempio Windows Live Mail, vedrete che all’interno di essa vi sono altre cartelle (outbox, inbox o altri nomi) ed avrete conferma di essere nel posto giusto.
DESTINARE LA CARTELLA AL CARICAMENTO SU CLOUD.
Se avrete installato correttamente il programma client MEGA.NZ, cliccando sul tasto destro del mouse sulla cartella che avrete individuato (Windows Live Mail o Thunderbird), comparirà l’opzione “carica su Mega” contrassegnata da una lettera M rossa.
Fatelo e lasciate che il computer, dotato di una connessione adsl decente, carichi tutto il contenuto sul cloud. Ci vorrà tutta una notte, probabilmente, a secondo delle dimensioni della cartella.
Ma la mattina seguente, se avrete seguito tutta la procedura, tutta la posta elettronica che invierete e riceverete sarà automaticamente clonata sul cloud. Noterete in basso a destra sulla barra l’apparizione di una nuova icona rossa M: se ci cliccate sopra vedrete lo stato di avanzamento della sincronizzazione.
Nel caso che un evento irreparabile colpisse il vostro hard disk, potrete sempre recuperare tutti i dati, aggiornati, via internet dal cloud in ogni momento e su qualsiasi altro pc.
AVVERTENZE.
- La procedura di backup, una volta capita, potrà essere ripetuta per tutte le cartelle che intendete salvare su un cloud e mettere al riparo da disgrazie tecnologiche, nel rispetto della capienza di 50 giga garantita per gli account free (a pagamento, è possibile tutto anche con altri operatori).
- La procedura sopra descritta non intende favorire il servizio Mega.nz con il quale il sottoscritto non è legato da alcun rapporto o convenzione, ma è da intendersi come esemplificazione basata su esperienza personale di un procedimento di backup su cloud possibile anche con altri operatori (Google Drive o Dropbox o altri), gratis o a pagamento.
- Vi invito a prendere atto delle modalità di contratto con i servizi di clouding affinchè siano rispettate le norme a tutela della privacy.
- Salvare i file su cloud è comunque raccomandabile nel caso di attacco hacker. Tuttavia, dovrete essere pronti e veloci. La velocità di azione è tutto in questi casi: non appena vi rendete conto di avere fatto un clic di troppo e che si sta avviando una procedura di infezione, scollegate immediatamente il cavo di rete o di connessione ad internet . Una volta che avrete pulito e ripristinato il pc dal virus, potrete ricollegarvi al cloud e scaricare i file salvati.
- Per non sprecare spazio, suggerisco di cancellare le email spam se ricevute e svuotare il cestino regolarmente.
Buon lavoro
Paolo Mastrandrea